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Proyectos

¿Qué es un proyecto?

A modo de unificación de conceptos, se definirá un proyecto según el “Project Management Institute” (PMI) en su guía “PMBOK”  como un esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un producto o servicio único. El carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinados. El carácter único significa que los resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el servicio prestado tienen alguna característica distintiva de otros productos y/o servicios.

El aspecto de unicidad nos permite deducir que no existe una fórmula que garantice el éxito de todos los proyectos, ya que lo que funcionó en un determinado proyecto, no necesariamente servirá en los siguientes. Por otro lado, el PMI estructura las actividades de un proyecto en 5 fases:

¿Por qué los proyectos fallan?

En la mayoría de los proyectos se cumple con las fases de Planificación, Ejecución y Control, pero pocos Encargados de Proyectos le brindan la debida atención a las fases de Iniciación y de Cierre.

La fase de Iniciación es donde se establecen las bases del proyecto. Incluye, entre otras actividades, la definición de los objetivos, el establecimiento de los esquemas de autoridad y los supuestos en los que se basa el proyecto. Por otro lado, la fase de Cierre se focaliza en formalizar la terminación del proyecto y en rescatar las “lecciones aprendidas” para evitar incurrir en los mismos errores en futuros proyectos.

Si bien en todos los proyectos informáticos se afirma que se planifica, ejecuta y controla, pocos de ellos toman en cuenta la mayoría de los elementos involucrados en una adecuada planificación sin la cual no puede haber un adecuado control. A su vez, sin un adecuado control, no puede haber una exitosa ejecución.

Es por esto que de seguro que muchas empresas se han preguntado alguna vez: ¿Qué hicimos mal? ¿Por qué el proyecto fracasó? ¿Pudimos haber hecho algo para evitarlo? Y de seguro también, han encontrado una infinidad de respuestas, sin embargo, los factores generalmente se repiten.

Los motivos por los cuales un proyecto cae en una situación de descontrol, pueden buscarse o ser enfocados en factores humanos, estructurales o de administración, los que pueden estar presentes incluso desde antes de iniciar el proyecto. Algunos de estos son:

¿Cómo evitar que los proyectos fallen?

Si bien no existe la fórmula del éxito para un proyecto, por lo general es de mucha utilidad tener siempre presente los siguientes puntos:

El reporte CHAOS

En esta sección se presentarán los resultados presentados por el estudio “The Chaos Report” [1], el cual estudió la gestión de proyectos sobre una muestra de empresas informáticas americanas. Luego de un análisis de estas empresas esta institución generó un reporte con las principales razones que condujeron al fracaso de un proyecto. En el siguiente gráfico se muestran los resultados arrojados por este estudio (FIGURA 4.1):

FIGURA 4.1 Resultado del reporte CHAOS

Como se puede observar en el gráfico anterior, sólo el 32% de los proyectos logran llegar a su fin de manera exitosa, el 24% de los proyectos fracasan y el 44% restante llegan a un punto riesgoso ya que sobrepasan el presupuesto, el esfuerzo o las fechas estipuladas.

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